phone
phone
phone
phone
telegram

Документы при направлении в командировку сотрудника

Направление сотрудника в командировку всегда сопровождается документами, оформляемыми как работодателем, так и работником. В 2020 году документальное сопровождение командировочных значительно проще, чем это было раньше, однако соблюсти определенный порядок действий все-таки нужно.

Положение о командировках

В дополнение к трудовому законодательству каждое предприятие может принять индивидуальное положение о командировках. В нем указываются:

  • возможные цели поездки;
  • максимальный размер суточных, который компания готова компенсировать работнику;
  • какие расходы в принципе покрываются во время служебной поездки.

Подобные положения могут также прописываться в коллективном договоре.

Каждая командировка сотрудника и составляемая в связи с этим документация должна соответствовать такому положению и законодательству. В остальном каждое предприятие может иметь свои нюансы командирования сотрудников.

Документы при направлении в командировку от работодателя

Служебная записка

В крупных предприятия нередко формируют служебную записку на имя директора компании, который должен согласовать рабочую поездку. Она составляется непосредственным руководителем командируемого и не является обязательной. Многие предприятия согласуют необходимость поездки в автоматизированном формате на корпоративном портале.

Письменное уведомление работника

Некоторые категории работников могут отправляться в командировку только после их письменного согласия. Для этого работодатель направляет им уведомление, в котором предлагает поехать в деловую поездку и сообщает о возможности отказа. К таким категориям относятся:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • мужчины и женщины, который в одиночку воспитывают или являются опекунами детей до 5 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • лица, ухаживающие за тяжелобольными

Беременные женщины не могут отправляться в командировку даже по своему согласию. Несовершеннолетние командируются только если они работают в творческой сфере или являются спортсменами, лица с ограниченными физическими возможностями – если поездка не противоречит индивидуальной программе реабилитации.
uvedomlenie

Приказ

После согласования командировки создается приказ, в котором указывается кто, куда и с какой целью направляется в поездку, на какой период и как финансируется мероприятие. Документ составляется в произвольной форме или официальной Т9. Приказ подписывается командируемым.

Служебное задание и командировочное удостоверение

С 2014 г эти документы не являются обязательными, однако некоторые организации продолжают их составлять. В противном случае информация из этой документации просто указывается в приказе.

Командировочные документы от работника

Заявление на выплату аванса

Перед поездкой в командировку работник пишет заявление на выплату аванса. Сумма рассчитывается по примерной стоимости переезда в оба конца, проживания и суточных расходов.
avans

Жилье и билеты бронируются работником или работодателем, зависит от компании. Сумма утвержденного аванса выплачивается до поездки.

Отчет о командировочных расходах

В течение 3 дней после завершения командировки работник должен отчитаться в бухгалтерию предприятия, предоставив такие документы:

  • заполненный авансовый отчет с указанием полученной и фактически потраченной суммы;
  • билеты, посадочные талоны, чеки на трансфер и другие документы, подтверждающие транспортные расходы;
  • гостиничные чеки или договор об аренде жилья;
  • другие расходы, заранее оговоренные с руководителем или указанные в командировочном положении, например, счета за деловые ужины.

Отчитываться, на что были потрачены суточные не нужно.

Если за время командировки потрачена большая или меньшая сумма, она пересчитывается и возвращается работодателю или выплачивается работнику.